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初论过程方法和管理的系统方法


来源:《绿笔采风》第6期   发布日期:2006-05-31 浏览次数:
 

    质量管理的八项原则是世界各国质量管理成功经验的科学总结,它用高度概括的语言表述了质量管理最基本、最通用的一般规律,为了深刻理解2000版ISO9001标准,促进企业质量管理水平的进一步提高,以达到改进其总体业绩的目的,本文主要对过程方法和管理的系统方法的概念、应用及相互关系和区别进行初探。

一. 过程方法的概念

1. 过程的定义

    一组将输入转化为输出的相互关联或相互作用的活动。

    由上可知:过程是活动,是一组相互关联或相互作用的活动,其目的是将输入转化为输出。对任何一项影响质量的、相对独立的要素都可以看作是一个过程,采用过程的方法进行管理。过程可以组成一个网络,一个过程的输出往往是另一个过程或几个过程的输入,例如:设计过程的输出就是采购过程、生产过程和检验过程的输入。过程还应该是增殖的,也就是说输出应大于输入活动。

2. 过程的特点

(1) 有输入和输出。输入是实施该过程的基础、依据或要求,包括资源、条件和方法;输出是该过程完成后的结果,即中间产品或最终结果;

(2) 实施过程是将输入转化为输出而开展的各项活动,必须使用与所开展的活动相适应的资源,包括人员、设施、工作环境、信息、资金等;

(3) 为了确保过程的质量,应针对该过程的活动规定实施方法,即制定程序。并且认真执行程序开展活动,控制过程的质量;

(4) 应对输入、输出在过程的适当阶段进行必要的测量,以证实他们的正确性、适宜性和符合性。

3. 过程方法的含义

    所谓过程方法是指系统地识别和管理组织所应用的过程,特别是这些过程之间的相互作用,其内容包括:

(1) 站在系统和总体角度,识别有哪些过程;

(2) 确定的每个过程,识别与其他过程的关系;

(3) 管理过程和过程之间的关系,如何用PDCA循环方法管理。

4. 过程方法的作用

    将相关的资源和活动作为过程进行管理,可以更高效得到期望的结果,包括节约资源、缩短周期、防止失误、降低成本和提高过程结果(输出)的有效性等,具体的作用是:

(1) 在方针和战略形成方面,在组织内利用规定的过程,可导致更可预测的结果、更好利用资源、更短的周期和更低的成本;

(2) 在目标制定方面,由于掌握了过程能力,可制定更富有挑战性的目标和指标;

(3) 在运作管理方面,采用过程方法可减低成本、预防差错、控制变异、缩短周期、得到更可预测的结果;

(4) 在人力资源管理方面,可建立更经济的人力资源管理过程,如采用聘用、教育和培训等方法,使这些过程更符合组织的需要,建立一支更能干的员工队伍。

二. 管理的系统方法的概念

1. 系统的定义

    相互关联或相互作用的一组要素。

    上述相互关联是指要素与要素、要素与系统、系统与环境之间发生的相互作用,它是系统呈整体性的根源。系统的这种关联性既反映多因素、多变量的复杂关系,又反映多层次、诸要素相互作用的特点,同时随着系统的发展变化,这种关系更加复杂多变,据此,可以将任何一个复杂的研究对象都看作一个系统,采用系统的方法进行管理.要素的集合构成系统,要素与系统构成部分与整体关系;系统内要素不是简单排列,要素的顺序、关联及构成方式决定了系统的结构;管理是一个系统,它包括质量、环境和财务管理系统等,对质量管理体系而言,质量管理体系要素是过程,换言之一组相互关联或相互作用的过程构成质量管理体系。

2. 系统的基本特征

(1) 目的性

    每个系统都应有明确的目标。一个系统通常只有一个中心目标,与目标相对应的是效益原则,每个系统的目标都离不开增值、取得效益,没有效益的系统就没有必要存在;

(2) 整体性

    应把每个系统看作是一个整体,先从整体把握,然后研究系统与子系统、各子系统之间的相互关联,相互影响,为达到同一目标而努力。当子系统的目标与整体目标矛盾时,要以实现总体目标为准则。同时,还应明确每个系统还是一个更大系统的一个构成部分。与整体性相对应的是整分合原则和优化原则。整分合是指整体把握,科学分解,综合协调,比如:该原则在设计工作中应用,必须先从整体上充分了解项目的范围和要求,制定项目的目标,而后,根据科学分解,明确各子项、各专业的任务和目标,并在合理分工的基础上,在设计过程中,通过不断地组织综合协调,最后完成一部完整的设计;

(3) 层次性

    任何复杂的系统都有一定的层次结构。系统的效率高低,很大程度取决于能否分清层次、各层次之间的任务和职责是否清楚。管理系统一般分三个层次,即决策层、协调层(中层管理者)和作业层,其中决策层是相对开放的,它负责制定方针和目标,指导协调层工作,负责对外界的联系的协调,以适应外界环境的要求;协调层主要协调内部各过程或活动,按确定的组织结构、程序,利用相应的资源进行,起到承上启下的作用;作业层主要侧重经济和技术的合理性,按规定的计划、标准、程序和作业指导书开展每项活动,实施控制功能;

(4) 动态性

    系统的正常运行不但取决于系统本身,还要受到其他系统和条件的影响与制约,随着系统内外条件的变化和事物的发展,我们对问题的认识也在不断深化,不仅会有目标上的更新和提高,对目标的实施过程也会不断更新和完善。针对管理上的复杂性和多变的特点,应重视收集和分析信息,注意反馈,随时进行调节,保持充分弹性,构成连续封闭的管理回路。

3. 系统方法的含义

    系统方法是指达到所规定的系统目标而采取的方法,包括系统分析、系统工程和系统管理。即系统地分析有关数据和资料,确立要达到的目标;通过系统工程策划或设计应采取的措施和步骤以及资源,形成完整方案;实施中通过系统管理取得有效性和高效率。

4. 系统方法的作用

    将相互关联的过程作为系统加以识别、理解和管理有助于组织提高其目标的有效性和效率。

(1) 在质量方针和战略形成方面,可以制定出一个全面、富有挑战性的规划,此规划与部门职能及过程结果相联系;

(2) 在目标制定方面,各过程的目标和指标可以与组织的关键目标保持一致。

(3) 在运作管理方面,可以对过程的有效性有一个更全面的了解,从而可以发现问题产生的原因,及时采取措施;

(4) 在人力资源管理方面,可以为实现共同的目标提供更好的理解,从而减少部门之间的隔阂,改进团队工作。

三. 过程方法和管理的系统方法的应用

 1. 过程方法的应用

    实施过程方法包括以下步骤:

(1) 识别过程并确定该过程的目标;

(2) 确定过程的输入,包括输入的具体内涵,来自哪个或哪些其他过程的输入、职责和测量要求;

(3) 确定过程的输出,包括输出具体的内涵,作为哪个或哪些其他过程的输出、职责和测量要求;

(4) 分析并确定实现该过程需开展哪些活动,以及这些活动的顺序、职责,可用流程图的方法展开;

(5) 研究开展这些活动的最佳方法,将其制定成文件;

(6) 分析并确定开展这些活动所需的资源要求;

(7) 按所要求的资源进行配置;

(8) 执行形成文件的程序,开展过程中的各项活动;

(9) 在实施过程中对过程的质量进行监视和测量;

(10) 测量过程的输出,评价其满足规定要求的程度;

(11) 将该过程的输出提供给与之相关的其他过程作为其输入。

2. 管理的系统方法的应用

    管理的系统方法可用于各管理系统,在建立和实施质量管理体系中的应用包括以下步骤:

(1) 确定顾客和相关方的需求和期望;

(2) 建立组织的质量方针和质量目标;

(3) 确定实现质量目标必须的过程和职责;

(4) 确定和提供实现质量目标必须的资源;

(5) 规定测量每个过程有效性和效率的方法;

(6) 应用这些方法确定每个过程的有效性和效率;

(7) 确定防止不合格品并消除产生原因的措施;

(8) 建立和应用持续改进质量管理体系的过程。

    综上所述系统方法和过程方法关系非常密切,它们都以过程为基础,都要求对各过程之间的相互作用进行识别和管理,二者相辅相成,缺一不可。但前者管理对象是过程组成的体系,着眼于整个系统和实现总目标,使得组织所策划的过程之间相互协调和相容,减少制约,产生高效率和效益。后者的管理对象是单个过程,着眼于具体过程输入、输出和相互关联或相互作用的活动进行连续控制,使过程高效运作,以实现每个过程的预期结果。

 

作者:席会明

 

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